Hvordan sette passordet på Excel

I materialet som er skissert her, vil du lære om funksjonene ved å arbeide med Excel-filer og, spesielt, om hvordan du opprettholder konfidensialiteten til informasjonen som finnes i disse filene. Disse ferdighetene kan være nyttige i ulike situasjoner. For eksempel, hvis flere personer i organisasjonen din deler samme Excel-fil samtidig, må du ofte beskytte dataene i Excel-arbeidsboken på en eller annen måte fra å bli endret eller sett av andre. MS Excel-applikasjonen gjør det enkelt å løse alle disse oppgavene. Med informasjonen som er oppgitt her, vil selv nybegynnere kunne blokkere Excel-arbeidsboken eller de enkelte arkene i denne boken fra å se eller endre innholdet.
Hvordan sette passordet for å åpne en Excel-fil
Hvordan låse en Excel-arbeidsbok fra endringer
Hvordan beskytte et Excel-regneark
Slik beskytter du en Excel-arbeidsbok
Enkelte opplysninger om Excel-arkbeskyttelse

Hvordan sette passordet for å åpne en Excel-fil

Hvis du lagrer Excel-filene på firmaets server eller på en arbeidsdator som andre har tilgang til, kan du beskytte dokumentene dine mot uautorisert tilgang ved å sette inn et passord for å åpne Excel. I dette tilfellet vil ingen kunne åpne disse filene, bortsett fra deg.

For å installere slik beskyttelse, åpne Excel-arbeidsboken du vil kryptere. I toppmenyen, klikk på “File” -knappen, i listen som vises, velg “Info” -delen og klikk “Protect Workbook” -knappen. Klikk på “Encrypt with Password” i den åpne menyen. Et vindu vil vises for kryptering av dokumentet med passordet oppføringsfelt. Skriv inn passordet og klikk “OK”. I neste vindu skriver du inn bekreftelsen på passordet og klikker på “OK” igjen.

Angi passord for Excel-fil

Etter disse manipulasjonene må du lagre filen. Neste gang du starter filen, kan du ikke åpne den før du skriver inn et passord.

Hvordan låse en Excel-arbeidsbok fra endringer

Hvis du bruker dette Excel-arbeidsbokbeskyttelsesalternativet, kan noen brukere se innholdet i arbeidsboken, men vil ikke kunne gjøre endringer i det. For å opprette beskyttelse av denne typen, er det nødvendig å utføre følgende handlinger.

  1. Åpne Excel-arbeidsboken og klikk på “Save As”. På bunnen av det utvidede vinduet klikker du på “Tools” -knappen.
    Beskytt Excel-arbeidsboken fra redigering
  2. I menyen som vises, velg “General options” og i dialogboksen som åpnes, skriv inn passordet du har valgt i feltet “Password to open”. Du kan også velge alternative “Read-only recommend”.
  3. I samme dialogboks kan du beskytte Excel-filen, ikke bare fra endringen, men også fra en uautorisert åpning. For å gjøre dette, skriv inn passordet i feltet “Password to open” og i feltet “Password to modify”. Eksperter anbefaler at du angir beskyttelsen slik at disse passordene ikke stemmer overens. Klikk på “OK”.
    Excel delt fil
  4. Bekreft begge passordene og klikk “OK”.
  5. For at den installerte beskyttelsen skal fungere, lagre filen.

Hvordan beskytte et Excel-regneark

Sekvensen av handlinger når du installerer beskyttelse på et Excel-ark varierer litt, avhengig av versjonen av programmet. For Excel 2010 og høyere er arkene beskyttet i følgende rekkefølge.

  1. Høyreklikk fanen med arknavnet nederst på skjermen. En meny vises der du velger “Protect Sheet” -elementet. En lignende handling kan utføres ved å velge elementet “Review” på toppmenyen og klikke på “Protect sheet …” -knappen.
    Beskytt Excel-arbeidsbok
  2. I dialogboksen som vises, må du skrive inn et passord for å beskytte arket. Dette passordet må huskes eller skrives ned for ikke å miste det til rett tid. Du kan legge inn passordfeltet tomt. I dette tilfellet vil arket eller dets elementer fortsatt være beskyttet mot utilsiktede endringer. For å låse opp slike ark, velg bare “Unprotect sheet …” -delen.
  3. Når du har skrevet inn passordet, velger du i de foreslåtte listen handlingene som brukerne kan utføre når arket er beskyttet, og klikker på “OK” -knappen.
    Excel beskyttelsesark
  4. I dialogboksen som vises, bør du skrive inn passordet en gang til for å forsikre deg om at passordet ble skrevet riktig, uten utilsiktede skrivefeil. Etter å ha klikket på “OK” -knappen, er beskyttelsen av Excel-regnearket fullført.

Slik beskytter du en Excel-arbeidsbok

I tillegg til å beskytte enkelte ark kan du sette beskyttelse for hele Excel-arbeidsboken. Dette er gjort slik at du ikke kan legge til nye ark, flytte dem, slette, endre navn eller vise skjulte ark. Denne versjonen av beskyttelsen er forskjellig fra den ovennevnte blokkeringen av Excel-arbeidsboken fra endringer, siden den hovedsakelig angår bokens struktur. Excel-arbeidsboken er låst som følger.

  1. I toppmenyen i Excel klikker du på “Review” -knappen, og i “Changes” -delen klikker du på “Protect Workbook” -knappen.
  2. I dialogboksen som vises, velg delen “Protect Structure and Windows”. Hvis du velger alternativet “Structure”, blir det umulig å se de skjulte regnearkene, samt omdøpe, slette, flytte og skjule noen ark i Excel-arbeidsboken. Brukere vil heller ikke kunne sette inn nye ark og kopiere dem til en annen bok. Hvis du velger “Windows”, kan du ikke endre størrelsen og plasseringen til Excel-arbeidsbokvinduene. Vær oppmerksom på at dette alternativet ikke er tilgjengelig i Excel 2013 og Excel 2016.
    Beskytt data i Excel
  3. I feltet “Password” skriver du inn passordet som er installert i Excel-arbeidsboken og klikker “OK”. Som for arkbeskyttelse kan passordfeltet stå tomt. I dette tilfellet kan enhver bruker låse opp boken ved å trykke på en knapp.
  4. I passordbekreftelsesvinduet som vises, skriv inn passordet igjen og klikk “OK”. Etter det vil Excel-arbeidsboken bli låst.

Enkelte opplysninger om Excel-arkbeskyttelse

Mange brukere tror at så snart de legger passordet på separate Excel-ark, blir dataene i denne filen pålitelig beskyttet mot uautorisert tilgang. Faktisk er denne funksjonen ikke utformet for å hindre andre fra å få tilgang til den passordlåste informasjonen. Og alt fordi en veldig enkel krypteringsmekanisme brukes til å beskytte Excel regneark. Slike passord kan ikke bli hacket.

Dette gjelder spesielt for tidligere versjoner av MS Excel (før Excel 2010). Passord til disse dataene kan enkelt sprekke til en skolepike. Og uansett hvor lenge og komplisert passordet ble satt. For å fjerne slike passord, er det nok bare å bruke en enkel VBA-kode. Men selv senere versjoner av MS Excel garanterer ikke beskyttelsen av Excel-ark fra uautorisert tilgang. Selv om disse versjonene av Excel bruker mer sofistikerte krypteringsalgoritmer, er de beskyttede konfidensielle dataene fortsatt sårbare og kan nås uten å kjenne passordet selv.

I dette tilfellet, hvis kryptering av Excel-ark lett kan fjernes, er det fornuftig å sette beskyttelsen i det hele tatt? Selvfølgelig er det fornuftig. Først av alt forhindrer slik kryptering som brukes i Excel-regnearkark for uhellige dataendringer i celler eller modifisering av formler når du arbeider med tabeller. Blokkering av regneark i en Excel-arbeidsbok brukes ofte når flere personer bruker filen samtidig.

Således, hvis du vil beskytte dataene dine mot utilsiktet endring, kan du på en pålitelig måte gjøre dette ved å kryptere arkene i Excel-arbeidsboken. Men hvis du har svært viktige dokumenter og ønsker å beholde deres konfidensialitet, må du aldri lagre dem i Excel-filer.

For å utføre størst mulig beskyttelse for Excel-filer, bør følgende anbefalinger følges:

  • Krypter Excel-fil med forskjellige passord for å åpne og endre data.
  • Bruk for kryptering de mest pålitelige passordene som inneholder bokstaver i forskjellige registre, tall og spesielle symboler. Passordene genereres best ved hjelp av spesialverktøy.
  • For å jobbe med tabeller, bruk versjoner som ikke er lavere enn Excel 2010.
  • Beskytt strukturen i Excel-arbeidsboken slik at andre brukere ikke kan endre navn på arkene, bytte dem, endre eller slette dem.
  • Lagre viktige konfidensielle Excel-filer på et spesielt sted som ikke er tilgjengelig for andre brukere. For eksempel på en beskyttet disk.

Her er bare grunnleggende alternativer for å beskytte informasjon i Excel-filer. Søknaden gir gode muligheter for å opprettholde konfidensialiteten og integriteten til informasjonen som er lagret i regneark. For eksempel kan du bare låse individuelle tabellceller. Men selv med informasjonen som er beskrevet her, kan du på en pålitelig måte beskytte Excel-filer fra uønskede effekter av andre mennesker.