Arbeid i Word med tekst

Mange brukere blir møtt med det faktum at formatering mislykkes når de kopierer tekst fra et nettsted og deretter limer dette fragmentet i et Word-dokument. Imidlertid, kunnskap om vanskelighetene med å jobbe med dette programmet lar deg løse problemet ved å trykke på noen få knapper. Eller, for eksempel, mange er kjent med situasjonen når papirutgaven når de skriver ut et Word-dokument ikke ser ut som på skjermen.

MS Word office-applikasjonen er så multifunksjonell at bare en liten prosentandel av brukerne fullt ut bruker alle funksjonene i dette programmet. I følge statistikk kjenner og bruker en vanlig bruker bare en tidel av alle Word-ressursene. Når du kjenner de grunnleggende funksjonene ved å jobbe med denne applikasjonen, forenkler du prosessen med å jobbe med den, og lar deg spare mye tid.

En vanlig bruker av en Word-applikasjon trenger selvfølgelig ikke å vite og være i stand til å praktisere absolutt alle mulighetene til Word. For vellykket og behagelig arbeid med det, er det nok å vite og bruke funksjonene som oftest finnes i arbeid med dokumenter opprettet og redigert i dette programmet.
Hvordan aktivere oppdateringsmodus i Word
Slik fjerner du vurderingsmodus i Word
Slik finner du ønsket tekst i Word
Hvordan erstatte et ord i et helt Word-dokument
Slik endrer du utseendet på anførselstegn i Word
Slik setter du inn uformatert tekst i Word
Hvordan lage kolonner i Word

Hvordan aktivere oppdateringsmodus i Word

MS Word har en spesiell modus som lar deg se alle korrigeringene som er gjort i originaldokumentet. Hvorfor trengs dette? I utgangspunktet brukes redigeringsmodusen når du arbeider med dokumenter. For eksempel skriver en ansatt en tekst og gir den til godkjenning til sjefen sin. Han ser på dokumentet, kommenterer, legger til noe i kildeteksten, eller omvendt fjerner det enkelte fragmenter. Deretter gir han den korrigerte versjonen til den ansatte slik at han gjør de nødvendige endringene. Samtidig ser den ansatte umiddelbart hva han trenger å fikse og kommenterer dette.

Når du arbeider med fiksmodus i Word, må du huske at alle rettelser som er gjort i denne modusen, i hovedsak bare er ment endringer. For at de skal tre i kraft, i prosessen med å gjennomgå dokumentet, må disse endringene enten aksepteres eller avvises.

For å aktivere korreksjonsmodus, gå til hovedmenyen i Word-menyen og gå til “Review ” -fanen og klikk på “Track Change” -knappen.Track Changes
Nå vises alle endringer i dokumentet i en annen farge. Slettet tekst vises krysset. Lagt til bokstaver eller ord blir uthevet i farger. Hvis flere brukere gjør rettelser til dokumentet, vil fargen på korreksjonsteksten være forskjellig for hver bruker.

I fremtiden kan disse endringene aksepteres eller kanselleres ved å bruke de tilsvarende knappene i gruppen “Changes”. Change mode Word
For å legge til kommentaren din til den gjennomgåtte teksten, plasserer du markøren på stedet som notatet vil henvise til og klikker på “New comment” -knappen. Skriv teksten til kommentaren din i utropet som vises.New comment Word
Hvis du trenger å gjøre rettelser på teksten som er levert med et notat, anbefales det ikke å slette denne kommentaren. Dette gjøres slik at anmelderen i ettertid ikke bare ser endringene i teksten, men også grunnen til at de ble gjort.

Som allerede nevnt, kan endringene det gjelder aksepteres eller avvises. Dette gjøres ved å bruke knapper med tilhørende navn. I dette tilfellet vil den kryssede teksten bli slettet, og fargen på den supplementerte teksten vil være den samme som teksten i hoveddokumentet. Track Changes in Word
Du kan godta eller avvise endringer ikke bare ved å bruke knapper i hovedmenyen, men også ved hjelp av hurtigmenyen. For å gjøre dette, høyreklikk hvor som helst i teksten som er merket for korreksjon, og velg “Accept Insertion” eller “Reject Insertion”.

Hvis du vil se hvordan dokumentet med endringene vil se ut, velger du elementet “Final Showing Markup” i hovedmenypanelet. Imidlertid vil ikke alle redigeringer og kommentarer være synlige, men de vil forbli i dokumentet.Final Showing Markup
Når du går gjennom redigeringene, anbefales det at du umiddelbart aksepterer de som ikke er i tvil. Dette gjøres for senere å kun fokusere på kontroversielle spørsmål. For å godta korreksjonen, høyreklikk på den og velg “Accept Insertion” fra hurtigmenyen. Samme resultat kan oppnås ved å trykke på “Accept” -knappen i hovedmenyen. For å avvise korreksjonen, velg elementet “Reject Insertion” i hurtigmenyen.

Gå gjennom alle rettelser i dokumentet og godta eller avvis dem. Etter det kan du avslutte vurderingsmodus ved å klikke på “Track Changes” -knappen.

Word fix-modus forbedres stadig fra versjon til versjon. For eksempel i Office 2003 var redigeringsmodusen bare i sin spede begynnelse, og den inneholdt bare den grunnleggende funksjonaliteten, mens i Word 2013 ble korreksjonsmodusen betydelig transformert og fikk mange nye funksjoner.

Slik fjerner du vurderingsmodus i Word

Gjennomgangsmodus i Word er veldig praktisk, men ofte har brukere et spørsmål, hvordan de kan komme seg ut av det? Så dokumentet er konsistent, og vi må kvitte oss med disse fargekorrigeringene i teksten. Gjør følgende for å fjerne vurderingsmodus.

  1. Åpne dokumentet, gå til fanen “Review”.
  2. I “Track Changes” -blokken klikker du på “Accept” -knappen.
  3. I hurtigmenyen som vises, velg “Accept all Changes in Document”. Accept all Changes in Document
  4. Trykk på “Track Changes” -knappen for å gjøre den inaktiv.
  5. Lukk dokumentet og åpne det igjen.

Hvis du ikke trenger å gjøre noen rettelser i teksten, i stedet for “Accept” -knappen, klikker du på “Reject” -knappen ved siden av den og velger “Reject all Changes in Document ” fra menyen som vises. Trykk deretter på “Track Changes” -knappen, lukk dokumentet og åpne det igjen.

Ofte hender det at etter alle disse manipulasjonene, er kommentarer i teksten i peer review-modus fortsatt til stede. For å slette alle kommentarer på en gang, og ikke fjerne hver av dem manuelt, finner du “Comments” -blokken på fanen “Review”. Klikk på “Delete” -knappen der, og i hurtigmenyen som vises, velg “Delete all Comments in Document”.Delete all Comments in Document
Som du kan se, vil ikke forlate vurderingsmodus i Word ved å trykke på en enkelt knapp fungere, men dette er ikke vanskelig i det hele tatt.

Slik finner du ønsket tekst i Word

Det ser ut til at det kan være enklere enn å finne riktig ord eller uttrykk i Word ved å bruke søkefunksjonen? Det er nok å trykke på tastekombinasjonen Ctrl + F på tastaturet og skrive inn søketeksten eller klikke på “Find” -knappen i hovedprogrammenyen. I store dokumenter kan det imidlertid være vanskelig å finne riktig ord eller tekststykke hvis du ikke bruker flere søkekriterier.

Når du for eksempel søker etter ønsket tekst i et dokument etter en gitt frase, er en eksakt betingelse for at alle tegnsettingstegn er en forutsetning. Hvis komma utelates, vil det ønskede fragmentet ikke bli funnet. For å forenkle søket etter en gitt tekst, brukes et tilleggskriterium i form av alternativet “Ignore punctuation characters”. Begrensningen av søkesirkelen og den nøyaktige indikasjonen av kriteriene reduserer tidsbruken på denne prosessen betydelig. Det er for dette formålet Word-avansert søkefunksjon brukes.

Avansert søk lar deg finne riktig ord eller tekst ikke bare etter de gitte ordene, men også etter skrift, stil og til og med lyd. Følg disse trinnene for å aktivere avansert søk:

  1. I “Editing” -blokken klikker du på “Find” -knappen.Find a word
  2. I vinduet “Find and Replace” som åpnes, klikker du på “More” -knappen.Find and Replace
  3. Velg de nødvendige kriteriene i den viste blokken med søkeparametere.Find mode

Søkeretningen “Down” indikerer at søket vil bli utført nedover i dokumentet, fra markørens plassering. Følgelig indikerer “Up” -retningen at søket vil bli utført oppover fra markøren. De viktigste søkekriteriene i MS Word er som følger.

  • “Match Case”. Når du bruker dette alternativet, vil bare ord som er skrevet i samme tilfelle som ordet som er spesifisert i “Find” -feltet være involvert i søket. Hvis du for eksempel skriver inn et ord med en stor bokstav i søkefeltet og velger dette alternativet, vil bare skjemaene til dette ordet som er skrevet med en stor bokstav, bli funnet i søkeresultatene. Ord skrevet med store bokstaver blir ikke talt.
  • “Finds whole words only”. Søket involverer ord skrevet i den eksakte formen som er spesifisert i søket.
  • “Use wildcards”. Dette kriteriet lar deg bruke den spesifiserte ordmasken. Det er mange jokertegn. Her er bare noen få av dem:
    • Stjerne (*). Indikerer noen få bokstaver.
    • Spørsmålstegn (?). Betegner ethvert brev.
    • Firkantede parenteser []. Alle ord som inneholder tegnene som er angitt i firkantede parenteser, blir funnet.
    • Firkantede parenteser med utropstegn [!]. Alle ord blir funnet, bortsett fra de som inneholder bokstavene som er angitt etter utropstegn.
  • “Sounds like”. Denne funksjonen fungerer bare med engelsk tekst og finner ord som har like lyd, men som er forskjellige i stavemåte.
  • “Find all word forms”. Alle varianter av ordet blir søkt. For eksempel verb som brukes til forskjellige tider eller substantiv i forskjellige tilfeller.
  • “Ignore punctuation characters”. Dette alternativet lar deg søke etter et gitt stykke tekst uten å ta hensyn til komma, perioder og andre tegnsettingstegn.

Knappen “Format” lar deg finne tekst som er skrevet inn i det spesifiserte formatet. Finn for eksempel et ord som er skrevet med den angitte skriften eller stilen.

Som du ser av beskrivelsen, er det ganske mange søkekriterier, og sannsynligvis lykkes de ikke med å studere dem grundig på en gang. Når du arbeider med store tekster, øker de imidlertid effektiviteten ved å bruke søkefunksjonen for de ønskede ord eller fragmenter. Det er nok å bruke disse søkemetodene i praksis bare noen få ganger, og de vil bli kjent og kjent.

Hvordan erstatte et ord i et helt Word-dokument

Å bytte ut ord i Word-dokumenter er en ganske vanlig forekomst. For eksempel la du merke til at i rapporten er navnet på en av enhetene stavet feil, og dette ordet finnes mange ganger i hele teksten. Det er klart det er lang tid å manuelt erstatte dette ordet, så det er bedre å bruke den automatiske ordutskiftingsfunksjonen i Word.

  1. Klikk på “Editing” på hovedfanen i Word-menyen i “Replace”-blokken.Replace a word in Word
  2. I “Find and Replace” -vinduet som åpnes, skriver du ordet du vil erstatte med et annet i feltet “Find what:”.
  3. Skriv inn ordet som skal erstattes i feltet “Replace with:”.Replace with
  4. Angi eventuelt ytterligere søkeparametere. For å gjøre dette, klikker du på “More” -knappen i det samme vinduet og velger de nødvendige kriteriene, for eksempel saksfølsomhet. Klikk på “Replace All”-knappen. Etter det vil utskiftningen bli gjort i hele teksten til dokumentet.

Når du erstatter noen ord med andre, bør det tas hensyn til noen nyanser. Hvis for eksempel det erstatte ordet er en del av andre ord, vil også denne delen av dem bli erstattet. Spesielt må du være forsiktig når du erstatter korte ord, hvis kombinasjon av bokstaver ofte er en del av andre, lengre ord.

Teksterstatningsfunksjonen i Word kan ikke bare brukes til å erstatte ord eller tekstfragmenter, men også til å erstatte det eksisterende ordformatet eller fragmentstilen. For eksempel kan du endre skriftstørrelsen til et spesifisert ord eller fremheve det med fet skrift i hele teksten.

  1. Klikk på “Replace” -knappen og åpne vinduet “Find and Replace”.
  2. Klikk på “More” -knappen og åpne vinduet i utvidet form.
  3. Skriv inn ordet som skal være med fet skrift i feltet “Find what:”.
  4. Skriv det samme ordet i feltet “Replace with:”.
  5. Nederst i vinduet, klikk på “Format” -knappen.Replacing words in Word
  6. I popup-menyen velger du “Font”.
  7. I vinduet “Find Font” setter du stilen til “Bold” og klikker “OK.”
  8. Gå tilbake til vinduet “Find and Replace” og klikk på “Replace All” -knappen. Etter det vises det indikerte ordet i teksten med fet skrift.

Når du erstatter formatet til et spesifisert ord, må du huske at dette ordet kan være en del av andre ord, og du bør erstatte det veldig nøye. På slutten av erstatningsprosessen anbefales det å sjekke hele teksten for å unngå feil erstatning av noen ord.

Slik endrer du utseendet på anførselstegn i Word

MS Word støtter visning av flere typer anførselstegn. Det ser ut til at det ikke er så viktig hvordan anførselstegnene i teksten ser ut. For utførelse av noen dokumenter er det imidlertid strenge regler som stiller krav, inkludert typen anførselstegn. Utseendet til anførselstegn som er festet i Word-dokumenter som standard, kan endres i programinnstillingene. For eksempel, for alltid å sette dobbelt sitater i den skrevne teksten, må du utføre følgende trinn.

  1. I øvre venstre hjørne av MS Word, klikk på “Office” -knappen.
  2. I menyen som vises, klikker du på “Word Options”.Word Options
  3. Gå til delen “Proofing” i vinduet “Word Options” som åpnes.
  4. Klikk på “AutoCorrect Options” -knappen.
  5. Gå til “AutoCorrect” -vinduet, gå til “AutoFormat” -fanen.
  6. I “Replace”-blokk, sjekk alternativet “Straight quotes with smart quotes”.Straight quotes with smart quotes
  7. Klikk på “OK”-knappen.

Når du skriver nye dokumenter, vil det alltid settes doble anførselstegn, og i dokumenter som ble lagret før du endret disse Word-innstillingene, vil sitatene forbli rett.

Hvis du trenger anførselstegn av en annen type, kan du i listen over tegn velge ønsket type anførselstegn og tilordne en hvilken som helst kombinasjon av taster du tenkte å kalle dem.

  1. Åpne kategorien “Insert” og i “Symbols” -blokken klikker du på “Symbol” -knappen.
  2. Klikk på “More Symbols” -knappen i blokken som åpnes.More Symbols in Word
  3. I listen over tegn, velg hvilken anførselstegn du ønsker, og klikk på “Shortcut Key… ” -knappen.Shortcut Key
  4. Plasser markøren i feltet “Press new shortcut key: ” og trykk på tastene, når du klikker på det, vil et anførselstegn vises.Type of quotation marks
  5. Trykk på “Assign” -tasten.

Slik setter du inn uformatert tekst i Word

Når man skriver tekster i Word, må man ofte sette inn fragmenter fra andre programmer eller fra dokumenter som også er utført i Word. De har alle sin egen formatering, så utseendet på de innsatte delene av teksten, som regel, ikke samsvarer med formatet til originaldokumentet.

For eksempel kopierer du deler av teksten fra et nettsted på Internett og limer den inn i rapporten. Samtidig merker du at det innsatte fragmentet har en annen størrelse, stil og skriftfarge. Hvordan lager jeg den kopierte teksten inn i samme format som formatet på dokumentet?

Det er flere måter å løse dette problemet på.

  1. Bruk “Paste” -knappen i hoved Word-menyen. For å gjøre dette, kopier du ønsket tekststykke, og klikk deretter på “Paste” -knappen. I hurtigmenyen som vises, velg “Paste Special ” og deretter ” Unformatted Text”.Paste unformatted text
  2. Bruk Word-maler med endringsresistente stiler. Når den kopierte teksten vises i et dokument opprettet i en slik mal, blir formatering automatisk slettet og teksten settes inn i formatet som finnes i dokumentet.
  3. Bruke spesielle makroer som påberopes av en gitt snarvei. Du kan for eksempel bruke en makro som denne:
    Sub PasteUnformattedText()
    Selection.PasteSpecial DataType:=wdPasteText
    End Sub
  4. Endre de interne innstillingene for Word. For å bruke denne metoden, lim inn den kopierte teksten på ønsket sted i dokumentet. Et mappeikon vises på slutten av den innsatte linjen. Klikk på den og velg “Keep Text Only” fra menyen som vises. For å sette inn tekst i samme format som i dokumentet, velg “Set Default Paste”. i denne menyen.Keep Text Only I det viste vinduet med Word-modus i blokken “Cut, copy and paste” finner du avsnittet “Pasting from other programs”. Sett verdien til dette feltet til “Keep Text Only”.Pasting from other programs Lagre endringene.

Hvordan lage kolonner i Word

Noen ganger i Word-dokumenter er det nødvendig å skrive teksten i kolonner, som for eksempel gjort på et avisark. En måte å løse dette problemet er å bruke en tabell. Du kan opprette en tabell med ønsket antall kolonner, skrive tekst i hver kolonne og deretter gjøre cellekantene usynlige. Men det er en enklere og mer effektiv måte å skrive ut Word-tekst i flere kolonner. Den består i å bruke de innebygde funksjonene i selve applikasjonen.

  1. Åpne et dokument med teksten du vil plassere i flere kolonner, eller åpne en tom side hvis teksten ennå ikke er skrevet.
  2. Plasser markøren øverst på siden, åpne fanen “Page Layout” og klikk på “Columns” -knappen. I menyen som åpnes, klikk på knappen med ønsket antall kolonner.Make columns in Word Hvis du velger “More Columns”, kan du manuelt angi antall kolonner, bredden på hver av dem og avstanden mellom dem.Type the text in columns

Etter disse manipuleringene vil all teksten bli plassert i kolonner, og den nyskrevne teksten vil automatisk bli plassert i ønsket antall kolonner.

Hvis du bare vil plassere et fragment av et dokument i flere kolonner, og ikke all teksten, velger du dette fragmentet med musen, går til fanen “Page Layout” og klikker på “Columns” -knappen. Velg deretter ønsket antall kolonner. I dette tilfellet vil teksten før det valgte fragmentet og etter det forbli uendret.